Herramientas Ofimáticas Online

¿Cómo utilizar las herramientas ofimáticas sin descargar el documento a nuestra PC?

Vamos a empezar definiendo lo básico. ¿Qué es la Ofimática? Según un estracto de Wikipedia: Se llama ofimática al conjunto de técnicas, aplicaciones y herramientas informáticas que se utilizan en funciones de oficina para optimizar, automatizar, mejorar tareas y procedimientos relacionados. Las herramientas ofimáticas permiten idear, crear, manipular, transmitir, o almacenar, la información necesaria en una oficina. Actualmente es fundamental que las oficinas estén conectadas a una red local o a Internet. Llevado a términos y programas de manejo diario, las herramientas que más utilizamos son: Word, Excel, Powerpoint, Acrobat Reader (leer pdf); o bien, sus equivalentes de Software Libre: Suite OpenOffice o LibreOffice. Generalmente, estos programas se encuentran instalados en nuestra PC, las herramientas de la Suite de Microsoft Office tiene licencia paga, mientras que las mencionadas como Software Libre, se pueden descargar e instalar sin pagar un solo paso. Ahora bien, dentro de las nuevas tecnologías estos programas que se encuentran instalados en nuestra máquina, pueden ser reemplazados o complementados por sus equivalentes Online (en línea – conectados a internet por cualquier medio). Como ejemplo cabe citar al paquete ofimático de Google, es decir, los denominados Google Docs. Es suficiente tener una cuenta en Gmail, para poder acceder a estos programas en línea. En la siguiente imagen, se puede apreciar varias de las herramientas de oficina ofrecidas por Google para realizar trabajos en la categoría de Hogar y oficina. Las equivalencias serían las siguientes: Documentos es el equivalente al Microsoft Word, es decir, un procesador de textos básico. Presentaciones es el equivalente al Microsoft Powerpoint, es decir, realiza presentaciones de diapositivas. Dibujos ayuda en la creación de Organigramas y/o Diagramas. Hojas de cálculo es el equivalente al Microsoft Excel, es decir, realiza hojas de cálculo básicas. Formularios son utilizados en encuestas de las cuales se hace necesario obtener una serie de datos concretos. En el caso de ser una encuesta, se pueden enviar a distintas personas, que las mismas contesten y reenvíen su respuesta. Las mismas son almacenadas teniendo la posibilidad de obtener de manera automática una gráfica de tortas. Sites nos da la posibilidad de crear sitios web y/o wikis seguras. Las wikis son muy utilizadas para la estimulación de trabajos colaborativos. Más adelante, ingresaremos de lleno es este tema, pudiendo apreciar todas las ventajas que nos ofrecen las wikis. Traductor tiene la posibilidad de traducir páginas completas, como así también, palabras o frases a varios idiomas.

Google Docs

En cambio si tenemos una cuenta de Hotmail, podemos tener acceso a otro tipo de herramientas ofimáticas online, son las pertenecientes a Outlook.com. En la misma se pueden encontrar:

Contactos, lo cual es el equivalente a una agenda.

OneDrive que tiene por propósito servir para almacenar archivos de todo tipo.

Word Online, es equivalente al Microsoft Word.

Excel Online, es quivalente al Microsoft Excel.

PowerPoint Online, es equivalente a Microsoft PowerPoint.

Herramientas de Outlook

La idea principal de este artículo, no es enseñar cómo utilizar cada herramienta, ya que el Word, Excel, Powerpoint, etc; damos por entendido que al menos tienen los conocimientos mínimos como para realizar trabajos básicos con documentos Word, planillas de cálculo de Excel, o bien, presentaciones de Powerpoint. Lo que subyace en este artículo, es la importancia que pueden adquirir el uso de la herramientas online, la edición, el compartir archivos para su creación individual o grupal, es decir, dando prioridad a la realización de trabajos colaborativos. De esta manera se acortan los tiempos, los lugares geográficos, etc. Hasta el advenimiento del uso de este tipo de herramientas online, para la realización de un trabajo en grupos era necesario trasladarse para juntarse con su equipo de estudio, en cambio, mediante la utilización de este mecanismo, se puede realizar el mismo trabajo en paralelo todos los integrantes del grupo, cada uno desde su hogar, compartiendo el documentos, realizando correcciones online y hasta pudiendo chatear mientras se va realizando el mismo escrito.

Lo que suele ser lo más importante y conveniente en estos casos, es que todos los integrantes del grupo posean cuenta de correo electrónico en el mismo servidor, no es indispensable pero si conveniente. Por ejemplo, si vamos a crear y editar un documento de texto, es mucho más fácil si todos tenemos cuenta de correo electrónico en Gmail de Google. Todas las bondades de los Google Docs estarán a nuestra disposición.

A continuación veremos una breve explicación de la utilización de los Google Docs, para tener en cuenta los conceptos principales que se quieren abarcar:

Lo mismo sucedería, si todos los integrantes tienen cuenta en Hotmail, en este caso todas la utilidades de Outlook.com se encontrarán con una distribución ideal y propicia para trabajar cómodamente.

De la misma manera que tenemos estas dos grandes empresas Google y Hotmail, que nos ofrecen las herramientas ofimáticas online que se han descrito anteriormente, con solo tener una cuenta de correo electrónico, también existen otras empresas que ofrecen el mismo servicio online de las cuales no es necesario tener una dirección de correo electrónico en las mismas, es decir, cualquier cuenta de mail es válida ya que para proceder a registrarnos, la misma nos será solicitada.

Algunos de estos servicios más conocidos son:

1) ThinkFree Online

thinkfree

2) Zoho Docs

zoho

Para finalizar con este artículo, en el cual el objetivo principal es exponer brevemente la existencia y utilización básica de estas herramientas ofimáticas online, se pone a disposición para una mejor comprensión estos 3 videos, en los cuales se pueden apreciar un recorrido por los Google Docs, Outlook.com y Soho Docs.



Nos vemos en el próximo artículo.

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Prof. José Luis Conforti

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